1
劳动合同
《劳动合同法》第十七条规定,合同主要内容应包括:
(一)用人单位的名称、住所和法定代表人或主要负责人;
(二)劳动者姓名、住址、居民身份证或其他有效身份证件号码;
(三)劳动合同期限;
(四)工作内容和工作地点;
(五)工作时间和休息休假;
(六)劳动报酬;
(七)社会保险;
(八)劳动保护、劳动条件和职业危害防护;
(九) 法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项。
2
集体合同
《劳动合同法》第十一条规定:用人单位未在用工的同时订立书面劳动合同,与劳动者约定的劳动报酬不明确的,新招用的劳动者的劳动报酬按照集体合同规定的标准执行;没有集体合同或者集体合同未规定的,实行同工同酬。
另第十八条规定:劳动合同对劳动报酬和劳动条件等标准约定不明确,引发争议的,用人单位与劳动者可以重新协商;
协商不成的,适用集体合同规定;没有集体合同或者集体合同未规定劳动报酬的,实行同工同酬;
没有集体合同或者集体合同/考试大收集/规定劳动条件等标准的,适用国家有关规定。
3
职工名册
《劳动合同法》第七条规定:用人单位应建立职工名册备查。《实施条例》第三十三条补充:用人单位违反劳动合同法有关建立职工名册规定的,由劳动行政部门责令限期改正;
逾期不改,由劳动行政部门处2000元以上2万元以下罚款。
4
劳动合同签收单
《劳动合同法》第八十一条规定:用人单位提供的劳动合同文本未载明本法规定的劳动合同必备条款或者用人单位未将劳动合同文本交付劳动者的,由劳动行政部门责令改正;
给劳动者造成损害的,应当承担赔偿责任。
5
职位告知书
《劳动合同法》第八条规定:用人单位招用劳动者时,应当如实告知劳动者工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬,以及劳动者要求了解的其他情况。
用人单位如实告知劳动者职位情况是主动义务,即使劳动者不提出要求也得主动告知。
6
入职登记表
《劳动合同法》第八条规定:用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况,劳动者应当如实说明。
7
签订劳动合同通知书
《实施条例》第五条规定:自用工之日起一个月内,经用人单位书面通知后,劳动者不与用人单位订立书面劳动合同的,用人单位应当书面通知劳动者终止劳动关系,无需向劳动者支付经济补偿,但是应当依法向劳动者支付其实际工作时间的劳动报酬。
8
劳动合同变更协议书
《劳动合同法》第三十五条规定:用人单位与劳动者协商一致,可以变更劳动合同约定的内容。
9
解除、终止劳动合同通知书
解除、终止劳动合同是结束劳动者与用人单位之间关系的唯一途径,解除、终止劳动合同的具体时间是计算工资、加班费、经济补偿金数额的重要依据。
10
解除、终止劳动合同的证明
《劳动合同法》第五十条规定:用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明,并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。
第八十九条规定:用人单位违反本法规定未向劳动者出具解除或者终止劳动合同的书面证明,由劳动行政部门责令改正;给劳动者造成损害的,应承担赔偿责任。
11
加班申请书
《劳动合同法》第三十一条规定:用人单位应当严格执行劳动定额标准,不得强迫或者变相强迫劳动者加班。用人单位安排加班的,应当按照国家有关规定向劳动者支付加班费。
另第八十五条中规定:用人单位安排加班不支付加班费的,由劳动行政部门责令限期支付劳动报酬、加班费或者经济补偿。
《劳动合同法》第八十五条规定:用人单位有下列情形之一的,由劳动行政部门责令限期支付劳动报酬、加班费或者经济补偿:劳动报酬低于当地最低工资标准的,应当支付其差额部分;
逾期不支付的,责令用人单位按应付金额百分之五十以上百分之一百以下的标准向劳动者加付赔偿金;安排加班不支付加班费的。
12
劳动合同续签意向书
《劳动合同法》第四十六条规定:除用人单位维持或者提高劳动合同约定条件续订劳动合同,劳动者不同意续订的情形外,依照本法第四十四条第一项规定终止固定期限劳动合同的,用人单位应当向劳动者支付经济补偿。
劳动合同期满后的企业的续订条件以及劳动者的续订意向是判断用人单位是否要支付经济补偿的重要标准,一份书面的文件能真实的反映双方的意向,避免日后不必要的劳动纠纷。
除上述12份文件外,还有很多文件都需要HR予以重视。
总而言之,企业的HR应当时常提醒自己树立证据意识,在日常员工关系管理过程中,要善于收集证据,妥善保管证据,并帮助企业建立一个健全的内部操作规程,以避免不必要的劳动纠纷和法律风险。