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HR承担行政工作,该怎么办?

2020-06-08 13:20:17来源:点击:

来源:HR从菜鸟到精英

最近在一个职场论坛中,看到有位HR朋友吐槽:

 

在公司负责人事工作,最近行政专员离职,老板为了节约成本,将行政工作直接交给我负责。

 

行政工作虽然不多但非常繁琐,每天都是处理一些鸡毛蒜皮但又十万火急的杂事。

 

一心想在人事上好好发展,可是行政工作加过来后,感觉工作重心都变了,也没精力专研原本的工作,每天的时间都花在事务性工作上。

 

好几个月过去了,感觉心里还是无法说服自己接受行政工作。

 

很多小伙伴都会非常抵触这种情况,老板为了省钱一个人当两人用,非要让HR同时干着行政的活,还美名其曰:多学点东西,对你也有好处。

 

关于这种情况,小编有几点想跟大家分享一下:

 

1

 

表面看似很容易

干好行政不容易

 

相信在很多人眼里,行政工作在一个公司里面就是打杂的、含金量远不如HR工作。

 

但是,需要明确一点——行政怎么能是打杂的呢?做行政很难,做好的行政比做好的HR更是难上加难。

 

“如果把人力资源工作比作水,那行政工作就是空气。”空气无处不在,离了空气,人就无法生存。

 

行政工作真的不是简单的打杂,不要把行政工作看轻。市场上,好的人力总监易得,好的行政总监难求。

 

 

举个例子

① 明天我们一个重要客户要来公司对我们公司做尽职调查,从早到晚一系列会议、用餐等行程安排;

 

② 下周一瑞士客户要来华访问定房、接机事宜。

 

通常会议准备、订房订酒店这些应该是行政助理的工作内容。

 

但是因为重要性,而且这两件事今天必须都要完成,所以行政经理Grace的就亲自上阵了,她为这两件大事忙了一天。

 

她的解决方案如下:

 

(可向下滑动)

 

会议安排:

 

① 首先协调公司各业务部门,告知大家明天公司会有重要会议安排,一楼、三楼的大会议室行政部都要征用,配合公司尽调,语气温柔,晓以利害,得到了各业务部门的一致支持。

 

② 预约好明天一天视频会议,安排IT工程师调试设备,确保北京总部与深圳、重庆、硅谷、纽约之间视频信号通畅,设备没有问题,以便尽职调查视频会议室技术设备都可以支持,来做尽职调查的公司可以实时跟深圳、重庆、硅谷、纽约的同事提出问题。

 

③ 将会议安排更新给深圳、重庆、硅谷、纽约办公室同事,提醒各位相关同事根据尽调清单准备好相关文件,并排开时间按会议议程安排准时参会。

 

④ 今晚外地合伙人到京、尽调公司到京,安排司机接机并告知司机预定好的酒店。

 

⑤ 用餐安排:通知送餐公司,明天中午安排工作餐盒饭——按照餐标确定菜单;晚餐在外面餐厅用简餐,用餐餐厅位置预定。

 

⑥ 会议资料打印:通知北京公司各支持部门、各项目团队,打印相关项目资料,明天参会时携资料参会。

 

瑞士客户接机、住宿安排:

 

因今天早晨业务团队Vivian才最终与瑞士公司确定来华访问行程,因此Vivian告知Grace的时候,距离下周一的时间已经没几天了,因为我们公司处在北京的东三环,现在又是暑期旅游小高峰,所以Grace的担心是没房。

 

果真Grace打给凯宾斯基酒店订房的时候,对方答复下周一已经没房了,Grace再致电威斯汀、四季酒店,把客人人数——5位客人、入住时长以及中间客人会离店一天再入住的情况报给威斯汀、四季酒店的时候,两个酒店表示了为难,因为连续入住五晚两个酒店是可以保证大床房有房的,但是中途客人离店一天再回来入住,两个酒店就无法保证第二个入住还有上述房间数。

 

Grace分别跟两家酒店都通过电话开了短会,最后得到的方案是这样的:

 

两家酒店都愿意免费为两拨客人升级成行政楼层的大床房,这样可以保证按照客人要求,两次入住都有房——毕竟客人中间会退房一次离开北京再入住。

 

当Grace下午的时候把结果告诉Vivian的时候,Vivian表示感激——虽然是客户自付费,但是这种安排,贴心、到位。Vivian把邮件发给瑞士方面,很快决定了入住四季酒店。

 

通过Grace的例子可以看出来,好的行政管理支持工作,不仅可以提升自己在公司里的人气,最重要的是可以跟各个业务部门搞好关系。

 

毕竟行政是做后勤服务、支持的,服务提供好了,客户满意度自然就高,业务部门在支持HR方面工作——比如支持内部培训出讲师、候选人内部推荐方面会给予方便。

 

提前积累行政管理经验,职业发展到高层也不会有外行领导内行之嫌。

 

2

 

行政也可以分模块

 

很多做行政的小伙伴认为人力资源好,有含金量。殊不知,行政也可以模块化管理啊。

 

一般流行做法是把行政工作分为如下几个模块:

 

① 会务外联管理模块:秘书(助理)服务、会议管理、公文撰写、公共关系等;

 

② 资产采购管理模块:资产管理、采购领用、办公设备管理等;

 

③ 文印资质管理模块:发文公告、印鉴管理、资质办理、信息管理等;

 

④ 档案资料管理模块:档案管理、资料管理、图书管理、企业证书管理等;

 

⑤ 流程制度管理模块:流程建设、制度管理、经营计划、目标责任签订等;

 

⑥ 后勤安保管理模块:车辆管理与调配、安全管理、订餐(食堂)管理、装修管理、工位管理、钥匙管理、名片印制、卫生事务、接待预定服务、报刊信函收发等。

 

其实怎么分,仁者见仁,智者见智。

 

一般行政部掌握着公司的印鉴、用章。这样的核心管理,怎么能说行政部门是“打杂”的?这真是比窦娥还冤。

 

经历了那么多公司,可没见过把印鉴管理放在人力资源部的。

 

大多公司行政部没有这么多的工作内容,但是,完全可以作为行政负责人把公司的行政工作模块化、流程化、制度化。

 

不善总结、复盘,永远只能是做重复性的工作,难以在本质上提升自己的工作水平。

 

行政工作,态度是第一位的,但是该有的结构性思维是更重要的。

 

 

3

 

穿别人的鞋走自己的路

让别人哭去吧

 

如果自己对自己的职业生涯有要求、有规划,收起自己的抱怨,安心自己的工作——先把公司的行政、人力工作都做好,积累经验。

 

老板既然让你来负责行政工作,如果做的好,而且也在管理上面对行政、人力工作进行梳理,使这两方面工作都模块化、流程化、制度化,相信题主的升职、加薪会指日可待。

 

在同一时间内,积累了人力、行政的工作经验。将来有一天,当有的公司对候选人的要求是要有行政、人力管理经验的时候,这段经历将会成为加分项。

 

对于单纯只有HR工作经验的候选人来说,这种机会,HR们就只能擦肩而过了——这就叫“穿别人的鞋,走自己的路,让别人无路可走吧”。

 

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